Manuál

Aktivace programu

Aktivovat | Tlačítko je umístěno v záhlaví stránky Nastavení, dokud není provedena aktivace. Jejím účelem je vyjádření souhlasu s Obchodními podmínkami a přechod z Demo režimu do Plného režimu. Kliknutím na toto tlačítko provedete bezplatnou aktivaci, která je účinná okamžitě, a můžete tak ihned využívat plný režim aplikace.

Neaktivovaný Demo režim má tato omezení:

• nelze přidávat kancelářské provozovny
• nelze přijímat detaily poptávek z webových formulářů
• nelze u případů ukládat vlastní přílohy
• nelze provádět další akce s případem 

Název | Web | Provozovny

[1] Název notářské kanceláře | Obvykle titul a jméno notáře/notářky.

[2] Webové stránky | Zadaná adresa vašeho webu nám bude sloužit jako technická informace pro případ integrace našich formulářů do vašich internetových stránek.

[3] Adresy provozoven | Pokud máte více provozoven, můžete je všechny přidat zde. Podle zadaných souřadnic jejich adres se budou zobrazovat objednatelům v příslušných výběrových mapách.

Fakturační údaje | Kontakty

[4] Fakturační údaje | Slouží pro vystavení faktur tak, aby vyhovovaly účetním standardům.

[5] Kontaktní email | Bude použit pro zasílání faktur a rovněž jako hlavní komunikační kanál pro případné řešení obchodních či technických dotazů. Telefon uveďte nejlépe mobilní, jelikož je vhodný i pro operativní textovou komunikaci prostřednictvím SMS.

Notifikace

[6] Notifikační email | Tento email slouží pro zasílání upozornění na nově došlé poptávky. Může být rozdílný od vašeho standardního firemního emailu pro zasílání faktur a naši vzájemnou obchodní korespondenci.

POZOR - může se stát, že přestože obdržíte na tento email avízo o došlé objednávce, v přehledu došlých objednávek ji nenajdete. To se stane v případě, že objednatel zaslal svou poptávku více kancelářím, a jedna z nich si ji zakoupila před vámi volbou Získat exkluzivitu. Více viz Správa případů dále.

Uživatelé | Uložení změn

[7] Uživatelé | Zde přidáte své pracovníky mezi uživatele aplikace s jejich přihlašovacími údaji. Jako Administrátor je standardně nastaven notář při založení jeho účtu. Pouze Administrátor má přístup na tuto stránku Nastavení, ostatní uživatelé mohou pracovat pouze v sekcích Objednávky, Případ, Archiv a Koš.

[8] Uložení změn | Při provádění jakýchkoli změn kdekoli na této stránce nezapomeňte tyto změny uložit tímto tlačítkem. Někdy může být mimo právě zobrazovanou oblast na vašem monitoru, a tak zarolujte myší dolů.

Přehled fakturace

[9] Přehled faktur | V tomto výpisu najdete všechny vystavené faktury včetně podrobného vyúčtování operací s webovými objednávkami. Faktury standardně zasíláme na kontaktní email, ale emailový provoz je už takových rozměrů, že je často nepřehledný. Zdejší seznam je tedy praktický jak pro předávání faktur účetním, tak pro přehled jejich splatnosti. Přesýpací hodiny znamenají fakturu před splatností, smutný smajlík znamená fakturu po splatnosti, veselý smajlík znamená, že faktura byla zaplacena.

Výpis případů

Vzhled a podoba výpisu případů má ve všech sekcích - Objednávky / Archiv / Koš - identickou strukturu a rovněž stejnou funkčnost všech zobrazených prvků.

Objednávky

[1] Objednávky | Všechny nově pořízené případy jsou prvotně zařazeny do Objednávek, ať už jsou přidány ručně nebo pocházejí z webových formulářů. Sekce je určena pro evidenci a organizaci prací na otevřených zakázkách.

Archiv

[2] Archiv | Je určen k trvalému nebo dočasnému uložení případů. Způsob využití Archivu si zvolíte v závislosti na procesních zvyklostech vaší kancelářské praxe:

• Používáte-li program pro evidenci notářských zápisů, nemusíte zde případy archivovat duplicitně, pokud má dodavatel vašeho softwaru nasazenu proceduru pro import dat z našeho systému. Takto importovaný případ pak zde můžete zahodit do Koše.
• Pokud specializovaný evidenční program nepoužíváte, nebo vámi používaný program nemá import dat implementován, může vám zdejší Archiv sloužit jako praktický přehled dokončených kauz.
• Archiv můžete použít rovněž jen pro dočasné odložení případu, který je sice momentálně pozastaven, ale pravděpodobně nakonec k jeho realizaci dojde. Případ tak můžete ponechat v Archivu bez obav, že data budou ztracena, a jakmile dojde k jeho reaktivaci, obnovíte jej zpět do otevřených Objednávek.

Koš

[3] Koš | Je určen pro zahození Objednávek, které byly klienty stornovány nebo je sami nechcete nadále zpracovávat, a také pro případy, které již byly exportovány do vašeho evidenčního progarmu, a nemusí tak zde být duplicitně vedeny.

Případ zůstane v koši uložen ještě 30 dní a pak bude automaticky smazán. Po celou dobu před jeho definitivním smazáním můžete editovat jeho data, znovu jej otevřít do Objednávek nebo přesunout do Archivu, a zamezit tak jeho smazání.

Stavy případů

Vlevo zkraje řádku případu se zobrazuje návěští indikující zdroj jeho původu a rovněž jeho momentální procesní stav.

[4] NOL | Znamená novou hromadnou poptávku z webu notariatonline.cz.

[5] NOL | Modré podbarvení znamená akceptovanou poptávku z webu notariatonline.cz poté, co byla za poplatek získána její data, případně exkluzivita.

[6] DIR | Značí přímou zakázku zaslanou pouze vám, anebo prostřednictvím formuláře umístěného na webových stránkách vaší notářské kanceláře.

[7]           | Prázdné místo bez značky znamená, že případ byl pořízen přímo v aplikaci.

[8] EXPORTOVAT | Tato ikona označuje případ určený k exportu do vašeho programu pro evidenci notářských zápisů.

[9] PŘENESENO | Tato ikona označuje případ, jehož data byla úspěšně přenesena do vašeho programu pro evidenci notářských zápisů.

Akceptační ikony

Pro nově došlou poptávku [4] z webu notariatonline.cz můžete zvolit jednu z těchto možností:

[10] Rezervovat | Touto ikonou se spustí 30ti minutový odpočet, během něhož budete mít k dispozici data objednávky pro posouzení její smysluplnosti pro vás, avšak bez kontaktních údajů objednatele. Po tuto dobu nebude akceptace objednávky dostupná pro žádného z dalších notářů, kterým objednatel svou poptávku odeslal. Po uplynutí tohoto intervalu se objednávka opět zpřístupní všem osloveným notářům pro její akceptaci, ledaže před vypršením Rezervace zvolíte variantu Exkluzivita.

[11] Kontakt | Touto volbou získáte data případu s kontaktními údaji objednatele s tím, že stejnou možnost budou mít nadále k dispozici i všichni ostatní notáři, kterým objednatel svou poptávku odeslal.

[12] Exkluzivita | Uzamčením objednávky ve svůj prospěch získáte data případu s kontaktními údaji objednatele výlučně pro sebe. Žádný z ostatních notářů, kterým objednatel svou poptávku odeslal, ji již nezíská a zakázka se jim přestane zobrazovat. Tato možnost je dostupná pouze dokud nikdo nezískal její Kontakt [11].

 [13] Smazat | Poptávku můžete smazat, pokud vás nezaujala a nechcete ji mít ve svém přehledu zpracovávaných objednávek.

Vložit Případ

[14] Vložit případ | Jestliže získáte objednávku například telefonicky, emailem či osobní návštěvou zájemce, můžete tento případ do svého evidenčního přehledu přidat ručně přímo touto ikonou.

[15] Obecný případ | Data přímo pořizovaného případu mají stejné strukturální členění jako v příslušných webových formulářích, a tak je před jeho založením potřeba zvolit jeho standardizovaný typ. Pokud se objednávka týká čehokoli jiného, vyberte ze seznamu Obecný případ.

Termín jednání

[16] Termín jednání | Pole pro termín a čas jednání jsou automaticky k dispozici pro objednávky z integrovaných formulářů na vašich privátních webových stránkách [6] a rovněž pro vlastní ručně vložené případy [7]. U objednávek z webu notariatonline.cz se zobrazí po akceptaci zakázky.

[17] Stylování data | Data jednání starší než právě běžný den jsou zobrazena inverzně, tedy černá pole s bílými číslicemi. Toto vizuální rozlišení pomáhá v rychlé orientaci, a tedy k rozhodnutí pro další akci s již uplynulými případy, eventuálně pro přeplánování termínu dalšího jednání.

Poznámka

[18] Prázdná poznámka | Slouží pro záznam jakýchkoli relevantních informací týkajících se objednávky. Jedná se o rám se stejným obsahem jako v Detailu případu. V přehledu objednávek slouží pro rychlé operativní pořizování poznámek bez nutnosti prokliku do podrobného datového formuláře případu.

 [19] Plná poznámka | Poznámka s vyplněným obsahem. Znázorňuje tedy fázi rozpracovanosti.

Kontaktní údaje vlastního případu

[1] Kontaktní údaje | U ručně přidávaného vlastního Případu jsou kontaktní údaje předvyplněny daty vaší notářské kanceláře. Pokud znáte kontaktní údaje zadavatele objednávky, můžete jimi předvyplněná data přepsat.

POZOR - po uložení pořizovaného Případu budou kontaktní údaje zafixovány a už je nebude možné měnit!

Transakční údaje

[2] Záhlaví | Evidenční záhlaví případu je identické jako na stránkách Objednávky / Archiv / Koš s výpisem Případů včetně funkčností všech ikon.

[3] Kontakt | Kontaktní údaje vyplněné objednatelem v posledním kroku poptávky nebo při ručním založení případu, které již nelze měnit.

[4] Složka | Tato ikona indikuje, v které sekci je Případ zařazen.

[5] Akce | Touto ikonou se vyvolá nabídka dalších akcí s případem.

Údaje NZ

Údaje objednávky pro přípravu NZ jsou zde uspořádány v samostatných rámech, a to ve struktuře příslušného datového formuláře. Lze je nadále editovat a doplňovat podle potřeby.

Všechny formuláře obsahují datová pole pro účastníky smluv a komentář, u obchodních věcí je součástí jejich struktury navíc předmět podnikání, základní kapitál, společníci, jednatelé a správce vkladu.

[6] Účastníci | Seznam subjektů podle jejich rolí v Případu, ať jde o fyzické nebo právnické osoby.

[7] Komentář | V okně Komentář je objednatel při vyplňování poptávky instruován k uvedení souvisejících informací, jako předmět prodeje, jeho cena, katastrální území, popis nepeněžitého vkladu do s.r.o. apod.

Doprovodné údaje

[8] Přílohy | K případu můžete ukládat přílohy v různých formátech. Soubory PDF a obvyklá bitmapová grafika se dají otevřít pro náhled přímo v prolížeči, všechny soubory pak se dají opět stánout a otevřít v počítači pomocí příslušného programu nebo vymazat.

[9] Poznámka | Slouží pro záznam jakýchkoli relevantních informací týkajících se objednávky. Jedná se o identické okno otevírané na stránce Objednávky ikonou Poznámka.

Akce s případem

[10] Složka | Podle umístění Případu ve složce zobrazené ikonami Objednávky / Archiv / Koš jsou pro něj dostupné příslušné akce.

[11] Akce | Akce jsou volby pro další naložení s případem v rámci jeho procesního zpracování.

•  Tisk / PDF | Data případu se otevřou přímo v prohlížeči jako PDF soubor, který lze dále uložit nebo vytisknout.
•  Exportovat | Volba ikony opatří případ příznakem pro jeho export do vašeho informačního systému pro evidenci notářských zápisů. Ten si jeho data stáhne a uloží podle nastavení jeho importní procedury. Export lze provést pouze jednou, aby v cílovém softwaru nedocházelo k duplicitám.
•  Archivovat | Touto volbou přesunete uzavřený nebo dočasně pozastavený případ z otevřených Objednávek do Archivu. V Archivu zůstávají případy uloženy nastálo a můžete je tak kdykoliv znovu Otevřít nebo i zahodit do Koše.
•  Otevřít | Platí pro případy v Archivu nebo v Koši. Stává se, že se klient po objednání úkonu odmlčí, ale po čase se opět ke kauze přihlásí. Ať už jste s takovými případy naložili zahozením do Koše nebo uložením do Archivu, touto volbou je vrátíte zpět do otevřených Objednávek pro další zpracování.
•  Koš | Případy exportované do vašeho evidenčního informačního systému, stornované nebo přestárlé Objednávky bez odezvy klienta zahodíte tímto do Koše. V případě potřeby je z něj můžete opět otevřít do Objednávek nebo i přesunou do Archivu, avšak pouze po dobu třiceti dní od zahození. Po této lhůtě jsou případy z koše automaticky mazány.