Produkt

Popis programu

Funkce

• Získávání objednávek standardizovaných případů včetně příslušných dat z webových formulářů
• Vedení přehledné evidence zpracovávaných N/Nz včetně indikace rozpracovanosti a termínů jednání
• Strukturovaný přehled kompletnosti údajů pro vyhotovení listin
• Automatické načítání dat právnických osob z rejstříku ARES
• Flexibilní přístup přes webový prohlížeč bez potřeby jakéhokoli dalšího SW nebo HW
• Export dat případů do notářských evidenčních informačních systémů

 

Uživatelé

Principem systému je co nejefektivnější získávání, zadávání, evidence a zpracování objednávek od vašich klientů, ať už spolupracujících profesionálů nebo z řad laické veřejnosti.

Na veřejné části webu se laičtí zadavatelé dozvědí základní informace o podstatě notářského úřadu a poskytovaných službách, což jim usnadní orientaci a pomůže ve formulaci jejich požadavků.

Pro notářské kanceláře se jedná o značné zefektivnění procesu tím, že mají bezprostředně k dispozici strukturovaná data případu pro kontrolu jejich úplnosti a následná emailová či telefonická komunikace se už může soustředit na detaily a termíny jednání.

 

Součásti

Aplikace je koncipována jednak pro samostatné použití, je ovšem zároveň připravena jak pro komunikaci s vaším privátním webem, tak pro integraci s notářskými informačními programy. Obsahuje čtyři stěžejní funkční celky.

Pracovní stránky kanceláře obsahují sekce Objednávky, Archiv, Koš a Případ. První eviduje a třídí došlé objednávky, jejich typ a časový rozvrh jednání. Na stránce konkrétního případu lze pak upravovat jeho údaje, vkládat přílohy a poznámky a exportovat data pro další zpracování.

Web notariatonline.cz je určen pro vkládání požadavků klientů z řad uživatelů veřejné části webu. Pro snadnější orientaci jsou kauzy rozděleny do kategorií a jednotlivé případy jsou navíc opatřeny stručným informativním komentářem. Vložení dat každého případu se provádí formulářem strukturovaným podle jeho povahy. V posledním kroku zájemce vybírá notářské kanceláře, kterým poptávku zašle.

Integrované formuláře pro kanceláře s vlastními webovými stránkami. To znamená, že stejné formulářové okno z webu notariatonline.cz se může otevírat přímo na vašem privátním webu. Pak data vložená jeho prostřednictvím přijdou pouze vaší kanceláři a nikomu jinému. Pro její zprovoznění je potřeba součinnosti správce vašeho webu.

Komunikace s informačními systémy používanými pro vedení notářské agendy. Jakmile je zakázka objednatelem potvrzena, vámi pak ověřena správnost všech jejich údajů a je zřejmé, že se budou sepisovat dokumenty N/Nz, jedním kliknutím se data případu odešlou do informačního softwaru používaného vaší kanceláří pro jeho následnou evidenci podle notářského kancelářského řádu. Ohledně zprovoznění integrace se informujte u dodavatele vašeho informačního systému.

 

Manuál

Manuál je k dispozici v podobě nápovědy pro práci s programem, která obsahuje snímky pracovních obrazovek s popisem všech funkcí a která vám poskytne komplexní přehled o možnostech aplikace. Příslušný odkaz se nachází v zápatí pracovních obrazovek přihlášených uživatelů.

 

Instrukce pro IT vývojáře

Pro účely integrace našich webových formulářů do vašich privátních internetových stránek je připravena příslušná dokumentace. Je určena pro administrátora vašeho webu a odkaz na ni naleznete po přihlášení do aplikace v zápatí stránek www.app.notariatonline.cz pod položkou Pro vývojáře. Za provedení implementace neúčtujeme žádné poplatky, nasazení formulářů je zcela ve vaší režii a případné technické konzultace poskytujeme zdarma.

Obchodní podmínky

Uživatelský účet

Pro práci v aplikaci je potřeba se přihlásit uživatelským účtem. Každému notáři/notářce založíme účet Administrátora, který má oprávnění přidávat další uživatelské účty pro své pracovníky. Zřízení administrátorského účtu není ničím podmíněno, ani není spojeno s žádnými poplatky či závazky.

Pokud dosud nemáte svůj uživatelský účet Administrátora, zašlete prosím na náš email info@notariatonline.cz tuto zprávu:

Předmět: Žádost o účet NOL

Obsah: Název vaší notářské kanceláře | Adresa vaší primární provozovny | Kontaktní telefon/mobil

Obratem vám zašleme vaše přihlašovací údaje.

 

Demo režim

Při prvním přihlášení je aplikace přednastavena do tzv. Demo režimu. V něm jsou zablokovány funkce související s operacemi, které mohou podléhat poplatkům. Slouží tak především pro autentické seznámení s prací v programu.

V Demo režimu jsou tato omezení:

• nelze přidávat další kancelářské provozovny
• nelze přijímat kontakty objednavatelů poptávek z webových formulářů
• nelze u případů ukládat vlastní přílohy
• nelze provádět další akce s případem

 

Aktivace

Pro přechod z Demo režimu do plného režimu je potřeba provést Aktivaci. Jejím účelem je zrušení omezení Demo režimu a vyjádření souhlasu s těmito obchodními podmínkami. Akci provedete kliknutím na tlačítko Aktivace na stránce Nastavení. Aktivace není spojena s žádnými poplatky ani závazky. 

 

Ceny

Cena za používání aplikace neobsahuje žádné paušální částky a odvíjí se tak výhradně od rozsahu jejího využití. Zpoplatněn je pouze měsíční počet aktivních případů a získání kompletních dat objednávky.

[A] Poplatek AKTIV

Poplatek se vztahuje na aktivní editovatelné případy, kterými jsou objednávky z vašich webových stránek, vámi akceptované poptávky z webových formulářů notariatonline.cz a případy pořízené ručně přímo v aplikaci. Aktivním případem nejsou poptávky z webu notariatonline.cz, které jste dosud neakceptovali, tedy nezískali jste kontakt na objednatele. Pokud k poslednímu dni v měsíci nemáte počet aktivních případů vyšší než 10, není účtován žádný poplatek.

• Do 10ti aktivních případů v měsíci za Kč 0,-
• Nad 10 aktivních případů v měsíci za Kč 330,-

[B] Objednávka DIREKT

Poplatek se vztahuje na objednávky, které byly zaslány pouze vám, a to z webu notariatonline.cz nebo prostřednictvím integrovaných formulářů na vašich privátních webových stránkách. Tyto objednávky není vhodné mazat, protože je vaši klienti zaslali cíleně přímo a pouze vám.

• Vložení přímé objednávky za Kč 99,-

[C] Objednávka NOL

Pro hromadné objednávky z webu notariatonline.cz (případ, kdy jste jedním z více oslovených kanceláří) můžete volit z těchto možností:

• Smazat

Poptávku můžete smazat, pokud vás nezaujala nebo nemáte momentálně kapacitu na její vyřízení.

• Rezervovat za Kč 33,-

Týká se poptávky z webu notariatonline.cz zaslané více notářským kancelářím. Umožní vám její blokaci ve svůj prospěch s přístupem k datům případu na třicet minut bez kontaktu objednatele, abyste se mohli rozmyslet, zda má pro vás význam a zda máte kapacitu ne její vyřízení. Po tuto dobu nebude umožněno nikomu jinému si ji rezervovat ani získat kontakt na objednatele.

• Získat kontakt za Kč 77,-

Touto volbou získáte data zakázky a kontakt na objednatele z webu notariatonline.cz pro smluvení dalších podmínek a termínu jednání. Stejnou možnost budou mít zároveň nadále i všechny ostatní kanceláře, kterým objednatel poptávku odeslal.

• Získat exkluzivitu za Kč 99,-

Touto volbou získáte výhradní vlastnictví objednávky a kontaktu na objednatele z webu notariatonline.cz bez ohledu na to, kolika jiným kancelářím zájemce poptávku odeslal. Všem ostatním se poptávka přestane zobrazovat. Tato možnost je dostupná pouze dokud nikdo z oslovených notářů nezvolil variantu Získat kontakt.

Ceny jsou platné pro aktuální čtvrtletí a mohou se měnit. Všechny ceny jsou uvedeny bez DPH.

 

Fakturace a platební podmínky

Provedením Aktivace v sekci Nastavení potvrzujete, že jste se seznámili s těmito Obchodními podmínkami a že s nimi souhlasíte. Současně se zavazujete k úhradě faktur, které budou vystavovány na základě poplatků specifikovaných v oddíle Ceny těchto podmínek.

Faktury jsou vystavovány měsíčně zpětně za uplynulý měsíc se splatností 7 dní od vystavení a jejich přílohou je vyúčtování obsahující přehled proběhlých operací s webovými objednávkami. Jsou zasílány na email, který uvedete v oddíle Fakturační adresa v sekci Nastavení.

V případě, že aktuální faktura zůstane neuhrazena více jak 7 dní po její splatnosti, přepne systém automaticky váš uživatelský účet do Demo režimu s tím, že návrat do plného aktivovaného režimu bude umožněn po uhrazení faktury. Žádné sankční poplatky ani úroky z prodlení nebudou účtovány.

 

Ujednání o ochraně údajů

Systém pracuje jednak s veřejně dostupnými daty, jako adresy notářských úřadů a podobně, jednak s přihlašovacími údaji vloženými vámi coby uživateli neveřejné části aplikace a rovněž s údaji vkládanými vámi nebo veřejností ve formě případů a objednávek notářských služeb.

 

Uživatelská data notářské kanceláře

Veřejné údaje notářské kanceláře vedené v aplikaci zahrnují její název, sídlo, IČ a kontaktní údaje. Kromě toho jsou součástí administrátorského účtu přihlašovací údaje jednotlivých uživatelů. Uživatelská data jsou používána výhradně pro zajištění správné funkčnosti aplikace, jsou uložena v zašifrované podobě a chráněna za využití nejnovějších technologických standardů.

 

Data objednatelů notářských služeb

Data objednávky případu pro notářský zápis obsahují zpravidla údaje z veřejných rejstříků, komentáře k objednávce, osobní údaje účastníků případu a kontaktní údaje objednavatele.

V případě zadání poptávky objednatelem prostřednictvím formuláře na webu notariatonline.cz, je správcem osobních údajů v objednávce obsažených provozovatel aplikace, tedy Mediart s.r.o., v rozsahu specifikovaném v Podmínkách užití pro objednatele.

Notář se stává správcem osobních údajů účastníků souvisejících s případem, pokud

• objednatel zadal přímou poptávku prostřednictvím formuláře na privátním webu notářské kanceláře
• data případu byla pořízena ručně v aplikaci pracovníkem kanceláře jako přihlášeným uživatelem
• akceptoval poptávku z webu notariatonline.cz tím, že za poplatek získal kontakt na objednatele

V posledně třech uvedených případech je Provozovatel aplikace v roli zpracovatele osobních údajů, a proto strany uzavírají níže uvedenou Smlouvu o zpracování dat.

 

Smlouva o zpracování dat

Níže uvedené smluvní strany tímto uzavírají smlouvu o zpracování osobních údajů, v níž upravují svá vzájemná práva a povinnosti v souladu s čl. 28 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (obecné nařízení o ochraně osobních údajů - GDPR).

Účastníci smlouvy

Účastníky této smlouvy jsou

• Správce osobních údajů: notářská kancelář s uživatelským účtem v aplikaci app.notariatonline.cz
• Zpracovatel osobních údajů: provozovatel aplikace app.notariatonline.cz, tedy Mediart s.r.o., IČ 25021273

Účastníci se dohodli, že provozovatel aplikace app.notariatonline.cz bude pro notářskou kancelář zpracovávat osobní údaje účastníků případů notářských zápisů v níže specifikovaném rozsahu.

Předmět a doba trvání zpracování

Předmětem zpracování jsou podkladové údaje pro vyhotovení notářských zápisů a souvisejících listin obsahující mimo jiné i osobní údaje účastníků případů. Doba trvání zpracování je totožná s dobou evidování těchto údajů v aplikaci app.notariatonline.cz.

Povaha a účel zpracování

Účelem zpracování je zadávání, evidence a organizace objednávek na zakázky notářských služeb. Tedy administrace příslušných údajů za pomoci jejich označování atributy jako datum nápadu, datum jednání, fáze vyřízení apod.

Typ osobních údajů a kategorií subjektu údajů

Typy a kategorie subjektů a jejich osobních údajů jsou tytéž, jak specifikováno v Podmínkách užití pro objednatele.

Doba platnosti smlouvy

Tato smlouva nabývá platnosti okamžikem přidělení přihlašovacího jména a hesla do administrátorského účtu uživatele (notářské kanceláře) a je platná na dobu neurčitou, až do případného zrušení uživatelského účtu.

 

Ukončení užívání aplikace

Pro ukončení užívání aplikace není potřeba výpověď ani žádný jiný formální akt. V případě, že budete chtít zcela přestat aplikaci používat, postačí všechny vaše stávající evidované případy přesunout do koše. Všechny zahozené případy zůstanou v Koši po standardní dobu 30 dnů a poté budou všechna jejich data trvale smazána. V systému tak zůstanou pouze veřejné údaje týkající se vašeho úřadu, coby orgánu veřejné moci.

 

Kontakt

Aplikace je provozována firmou Mediart s.r.o. IČ 25021273

Email : info@notariatonline.cz

Mobil : 775 631 130

Datová schránka: iafkxz5